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OFFRE DE MISSION


ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

CONTEXTE

La SATT LUTECH est une Société d’Accélération du Transfert de Technologies créée en 2012 dans le cadre des « Investissements d’Avenir ». La SATT LUTECH intervient sur l’ensemble des étapes du transfert de technologie : la détection des inventions et l’analyse des besoins du marché, la stratégie de propriété intellectuelle, la maturation (investissement dans une preuve de concept ou un prototype pour diminuer les risques technologiques, réglementaires et économiques), l’accompagnement à la mise sur le marché d’une technologie au travers d’une création d’entreprise ou par le biais d’un industriel existant.

Les technologies dans lesquels la SATT LUTECH investit sont principalement issues des laboratoires de ses actionnaires ; établissements et organismes d’excellence en matière de recherche scientifique comme l’Université Pierre et Marie Curie, le Centre National de Recherche Scientifique, l’Université Technologique de Compiègne, le Muséum National d’Histoire Naturelle, l’Institut Curie, l’Université Paris 2 Panthéon-Assas, l’Université Paris-Sorbonne, l’Ecole Nationale Supérieure de Création Industrielle.

Aujourd’hui, la SATT LUTECH reste une entreprise à taille humaine d’environ 40 collaborateurs, elle gère plus de 160 projets technologiques pour un engagement financier de 11 millions d’euros.

La SATT LUTECH recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e).

Vous êtes rattachée à la présidence ou à toute autre personne désignées par ses soins (dont notamment DRH ou DRE) pour accomplir diverses tâches de secrétariat ou de gestion administrative dont la liste non-exhaustive est fournie ci-après :

• Assistance corporate

• Gestion de l’accueil, des espaces communs et de l’hygiène et sécurité des locaux

• Gestion de  l’hygiène et de la sécurité des locaux

• Secrétariat

• Suivi de l’exécution de certains contrats de frais généraux

MISSION PRINCIPALES

Gestion de l’accueil de la société

  • Gestion des places de parking société (veiller au respect de l’usage de ces places, en cas de visiteur externe, demander en préalable à la réunion son identité et l’immatriculation du véhicule,…)
  • Gestion de l’accueil physique des visiteurs (s’assurer de l’identité du visiteur et de la personne visitée, proposer éventuellement un café, un verre d’eau, …)
  • Gestion de l’accueil téléphonique (réceptions des appels téléphoniques et transmission des éventuels messages dans le respect des règles établies au niveau société)
  • Gestion de l’accueil Web (réception des mails et transmission des messages en interne, …)

Gestion des moyens généraux communs

  • Contrôle et gestion des consommables
  • Gestion des relations avec les fournisseurs concernés
  • Suivi des contrats en vigueur dont proposition de renouvellement ou de résiliation des contrats de prestations liés aux locaux de la société au pôle financier
  • En cas de proposition de résiliation, recherche d’un nouveau prestataire selon les procédures en vigueur dans la société
  • Contrôle et gestion de l’entretien des bureaux :
  • Contrôle des prestations de ménages des bureaux et faire remonter les demandes/réclamations de modifications
  • Contrôle des installations générales (ampoules, mobiliers divers) et faire remonter les demandes de modifications
  • Assurer le lien et la gestion des actions nécessaires avec le syndic/gestionnaire/propriétaire de l’immeuble
  • Gestion des mesures de préventions, leurs mises en place et leurs contrôles :

Assistance corporate

  • Soutien à l’organisation de réunions et/ou d’évènements dont notamment : Assemblée Générale, Conseil d’Administration, Comité d’audit, Comité d’Investissement, CODIR (réunion hebdomadaire et séminaires éventuels), Réunion générale
  • Pour chacune des réunions, assurer l’organisation globale :
    • Choix de la date (par Doodle si besoin)
    • Choix du lieu (en assurant les réservations)
    • Logistique matérielle en s’assurant de son bon fonctionnement
    • Préparation de pochettes à destination des invités (mise en forme, éditions, gestion de références, photocopies…)
    • Organisation et gestion des besoins en termes de nourriture et de boissons (recueil du besoin, passation de commande, gestion de la livraison et de l’installation…)
  • Gestion de l’accueil des invités, leur orientation et leur confort
    • Information, si nécessaire,  des participants de l’avancée de l’organisation
  • En tant que de besoin, impression, classement/archivage des documents nécessaires à la tenue de la réunion ou résultant de la réunion

Sur demande de la Présidente ou sur décision du CODIR participation à l’accueil, à la gestion ou à la communication sur certains évènements organisés par la société

  • Appui logistique à l’organisation d’évènements interne ou externe à la société sur demande de la Présidence ou de la Responsable RH (petit-déjeuner, goûters …)
  • Participation au comité de sélection « boite à idées », rédaction du compte-rendu et établissement du calendrier qui en découle

Secrétariat

  • Traitement du courrier entrant de la société :
    • Réception des colis et du courrier
    • Dépouillement du courrier
    • Saisie du courrier
    • Classement du courrier par destinataire en respectant les procédures mises en place avec le pôle financier au cours du 2ème semestre 2016
    • Distribution du courrier aux destinataires ou services concernés
  • Traitement du courrier sortant pour la présidence, le pôle RH et le pôle relations extérieures :
    • Préparation des bordereaux de transmission
    • Mise sous plis
    • Affranchissement
    • Envoi
    • Archivage des bordereaux de transmission
    • Saisie du courrier (suivi de références dans les tableaux prévus à cet effet)
  • Traitement du courrier sortant de la société :
    • Affranchissement du courrier, dépôt à la poste si besoin
    • Saisie du courrier sortant SILEX (suivi de références dans les tableaux prévus à cet effet) jusqu’au 1er septembre 2017
    • Archivage des bordereaux de transmission
    • Édition et mise en signature de demandes d’achats pour la présidence, le pôle RH, le pôle relations extérieures
    • Édition et mise en signature de documents divers pour la présidence et le pôle RH : mise en forme, éditions, gestion de références, classements
  • Constitution de dossiers pour les besoins de la présidence ou du pôle RH
    • Distribution des éléments relatifs au personnel (tickets resto, bulletin de paie) en coordination et sur consigne du pôle RH
    • Intervention sur la gestion de calendrier ou les déplacements de la présidence,
    • Constitution de dossiers santé/prévoyance des futurs salariés en coordination et sur consigne du pôle RH
    • Création de dossiers des nouveaux salariés en coordination et sur consigne de la responsable RH.

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Gestion de l’accueil de la société
  • Gestion des moyens généraux communs
  • Assistance corporate
  • Secrétariat

PROFIL RECHERCHE

  • Bac+2 à Bac+3 Assistanat
  • Très bon relationnel et fort esprit d’équipe
  • Autonomie et prise d'inititative
  • Savoir participer au bon fonctionnement de la société
  • Discrétion et grand sens de la confidentialité sont indispensables